Декретні за минулий період
Працівниці було нараховано та відображено в звіті по ЄСВ заробітну плату за весь сьомий місяць 2017 року. Після здачі звіту працівниця принесла лікарняний у зв'язку з вагітністю та пологами за період з 15.07.2017. Як відобразити лікарняний за минулий період, як донарахувати суми лікарняного, коли відобразити та за який період лікарняний у звіті?
Подібна ситуація трапляється на практиці досить часто. Працівниці нараховують заробітну плату за повний місяць, а згодом вона надає листок непрацездатності або лікарняний по вагітності та пологах за минулий період.
Згідно з Інструкцією зі статистики заробітної плати № 5, якщо нарахування фонду оплати праці здійснюються за попередній період, зокрема у зв'язку з уточненням кількості відпрацьованого часу, виявленням помилок, вони відображаються у фонді оплати праці того місяця, у якому були здійснені нарахування. Але нарахування відображаються за календарний місяць (з першого до останнього числа місяця), суми нарахувань за час відпусток, на відміну від порядку їхньої фактичної виплати, розподіляються пропорційно до часу, що припадає на дні відпустки у відповідному місяці, те саме стосується лікарняного.
Згідно з Порядком формування та подання страхувальниками звіту щодо сум нарахованого єдиного внеску на загальнообов'язкове державне соціальне страхування, затвердженим наказом Міністерства фінансів України 14.04.2015 № 435, суми виплат, нараховані за дні тимчасової непрацездатності, та допомоги у зв'язку з вагітністю та пологами відображаються в окремих рядках з кодами категорій застрахованої особи, визначеними у додатку 2 до цього Порядку, у полі відповідного місяця тільки в сумі, що припадає на такий місяць.
Якщо за робочі дні, протягом яких працівниця перебувала на лікарняному у зв'язку з вагітністю та пологами, їй нараховано заробітну плату, то вона є надмірно нарахованою. Тому в місяці, у якому працівниця подала листок непрацездатності, необхідно провести перерахунок і виключити суму надмірно нарахованої заробітної плати з персоніфікованих даних за місяць, у якому вона була нарахована.
Проте в цьому випадку йдеться не зовсім про помилки бухгалтера, а про обставини, що з'ясувалися, й потребують внесення поправок в індивідуальні дані працівниці. Тому допускається внесення від'ємних значень у таблицю 6.
Згідно з нормами Порядку, внесення від'ємних значень сум нарахованої заробітної плати (доходу) допускається лише у разі відображення:
- сум перерахунків заробітку (доходу), пов'язаних з уточненням кількості відпрацьованого часу у зв'язку з відпусткою, тимчасовою непрацездатністю, і допомоги у зв'язку з вагітністю та пологами, нарахованих у попередніх періодах;
- сторнованих сум відпускних і допомоги з тимчасової непрацездатності та допомоги у зв'язку з вагітністю та пологами.
Отже, у звітному місяці бухгалтер повинен відко- ригувати заробітну плату за сьомий місяць 2017 року та донарахувати суму лікарняного.
У таблиці б Звіту за формою № Д4 знімаємо зайво нараховану заробітну плату за сьомий місяць 2017 року і в рядку заповнюємо:
графа 9 Код КЗО - зазначаємо 1 ;
графа 10 Код Типу нарахувань - прочерк;
графа 11 Місяць та рік, за який проведено нарахування, - зазначаємо 7 місяць 2017 року;
графи 13,14,15,16 - прочерки;
графа 17 Загальна сума нарахованої заробітної плати/доходу (усього з початку звітного місяця) - сума заробітної плати, яку треба сторнувати із зазначенням знака «мінус»;
графа 18 Сума нарахованої заробітної плати/ доходу у межах максимальної величини, на яку нараховується єдиний внесок, - сума заробітної плати, яку треба сторнувати зі зазначеним знака «мінус»;
графи 19,20- прочерки;
графа 21 Сума нарахованого єдиного внеску за звітний місяць (на заробітну плату/доходу) - сума єдиного внеску зі знаком «мінус».
Треба пам'ятати: При зазначенні кодів типу нарахування в таблиці 6 при відображенні сум знаки «мінус» та «плюс» не ставляться.
Ми сторнували суми зайво нарахованої заробітної плати, а тепер потрібно нарахувати за минулий період лікарняний по вагітності та пологах.
Сплата єдиного внеску за осіб, які перебувають у відпустці у зв'язку з вагітністю та пологами і отримують допомогу у зв'язку з вагітністю та пологами, здійснюється з усієї суми нарахованої допомоги в місяці, у якому були здійснені нарахування, та відображається за ті періоди, коли її нарахували.
Суми виплат допомоги у зв'язку з вагітністю та пологами відображаються в окремих рядках з кодом категорій ЗО - 42,43, 44,45 у полі відповідного місяця тільки в сумі, що припадає на такий місяць, окремо за кожний відповідний місяць, що припадає на дні відпустки у зв'язку з вагітністю та пологами.
Отже, у звіті формуємо стільки рядків, на скільки місяців припадає відпустка у зв'язку з вагітністю та пологами. Далі суми допомоги розподіляємо пропорційно до днів такої відпустки, а саме в кожен місяць відпустки:
графа 9 Код КЗО - зазначаємо 42 код;
графа 10 Код Типу нарахувань - прочерк;
графа 11 Місяць та рік, за який проведено нарахування, - зазначаємо 7 місяць 2017 року;
графи 13,14,15 - прочерки;
графа 16 Кількість календарних днів відпустки у зв'язку з вагітністю та пологами - відображається кількість календарних днів допомоги у зв'язку з вагітністю та пологами, окремо за кожний відповідний місяць, що припадає на дні такої відпустки;
графа 17 Загальна сума нарахованої заробітної плати/доходу (усього з початку звітного місяця) - сума лікарняного (відпустки) у зв'язку з вагітністю та пологами;
графа 18 Сума нарахованої заробітної плати/ доходу у межах максимальної величини, на яку нараховується єдиний внесок, - сума лікарняного (відпустки) у зв'язку з вагітністю та пологами в межах максимальної величини;
графи 19,20- прочерки;
графа 21 Сума нарахованого єдиного внеску за звітний місяць (на заробітну плату/доходу) - сума єдиного внеску.
Наступним буде рядок за 8 місяць, 9 місяць і так далі, залежно від кількості місяців, коли працівниця перебуватиме на лікарняному.
Олешківський відділ обслуговування громадян (сервісний центр)
головного управління Пенсійного фонду України в Херсонській області